Geçtiğimiz günlerde yayınlanan e-fatura tebliği ile aynı tarihte vergi mükelleflerine KDV dahil 5.000 TL gerçek kişilere ise (vergi mükellefi olmayan kişiler) KDV dahil 30.000 TL üzeri fatura kesilmesi durumunda düzenlenen bu faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenmek zorundadır.
İşletmelerin e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine geçerken çok zor karar aldığı portal üzerinden mi yoksa e-fatura modülü içeren bir ön muhasebe programımı kullanma konusunda kararsız oldukları görüldü.

GİB Portal Üzerinde E-Arşiv Fatura Düzenleme

Gelirler İdaresi Başkanlığı portali üzerinden e-arşiv fatura düzenlemek isterseniz ilk yapmanız gereken cari hesap bilgilerini her seferinde tek tek yeniden girmeniz; e-arşiv faturaya ekleyeceğiniz stok kalemlerini de tek tek her seferinde yeniden tanımlamanız gerekiyor. Yani Excel kullanır gibi yapmanız gerekiyor. Bir seçim ekranına sahip değilsiniz.
Başlangıçta taslak olarak kaydettiğiniz e-arşiv faturayı, düzenleyebilir, iptal edebilir veya işlemi tamamlayıp alıcıya iletebilirsiniz.
Burada ki ikinci büyük problem düzenleme işlemi tamamlanan e-arşiv fatura iptal edilemez. Ancak doğrusu tekrar düzenlenerek alıcı ile görüşüp ilk faturanın karşılıklı olarak kayıtlara geçmemesini sağlayabilirsiniz.
Yanlış kesilen faturada defter kayıtlarına işlenirse iki sefer KDV ve gelir vergisi ödemek zorunda kalırsınız.
Workgroup ön muhasebe programı ile düzenlene e-arşiv fatura da ise klasik muhasebe programlarındaki gibi listeden seçtiğiniz cari hesap kartına fatura kalemleri olan stok kartlarını ekleyerek düzenlediğiniz e-arşiv faturayı müşterinize iletebilirsiniz. Yanlış kestiğiniz e-arşiv faturaları da iptal edebilirsiniz. İptal işleminin süresi 7 gündür.


Başka bir problemde kâğıt ortamda düzenlediğiniz matbu faturalarınız parça parça gün içinde 5.000 TL’yi geçerse veya vergi mükellefi olmayan kişilere 30.000 TL’yi geçerse bu faturaları geri isteyip iptal ederek e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğudur. Bu da günlük iş süreçleri içende gözden kaçabilecek ve firmanıza ceza ödetmek zorunda kalabilirsiniz.
Diğer açıdan başka bir problemde PORTAL ÜZERİNDEN AY İÇİNDE MAKSİMUM 500 ADET e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. Düzenlenen e-arşiv faturalar 6 ay boyunca saklanır. Ticaret kanunu gereği siz bu evrakları 10 yıl boyunca saklamak zorunda olduğunuz için kâğıt ortamda çıktısını alarak bunları saklamaya devam etmek zorundasınız.
Workgroup ön muhasebe programı ile düzenlediğiniz e-arşiv faturalarınız entegratörler üzerinden Gelirler İdaresi Başkanlığına raporlanırken mail olarak müşterilerinize iletilir.
Entegratör firmalar kesilen e-arşiv faturaları 10 yıl boyunca sizin adınıza saklamak zorundalar.
Entegrasyon yöntemi ile çalışan muhasebe programlarına kesilen e-fatura ve e-arşiv faturalar ve alış faturaları entegre olarak iletilerek iş yükünüzü çok ciddi anlamda azaltacaktır.

Kesilen E-Arşiv Faturalarının Müşterilerinize Gönderilmesi

Bir ön muhasebe programı almadan GİB portali üzerinden düzenlediğiniz e-arşiv faturalarınızı kendi bilgisayarınıza indirip ıslak imza ile imzalayarak kaşeleyip mail olarak kendiniz iletmek zorunda iken Workgroup ön muhasebe programı ile kestiğiniz tüm e-arşiv faturalarınız tanımlı mail adreslerine otomatik olarak maille iletilir.
Operasyon yükünüz minimuma inerken kullanım maliyetleri de kullanım adetlerine bağlanarak 1 kuruşlara kadar düşmektedir.

Elektronik Mühür veya Mali Mühür

Portal üzerinden e-arşiv fatura kesmek için mali mühüre ihtiyaç duymazken Workgroup ön muhasebe programı ile e-arşiv fatura kesmek için mali mühür ihtiyacı ortaya çıkar. Portalden fatura dünlerken sisteme tanımladığınız cep telefonunuza gelen şifreyi girdiğiniz zaman faturayı imzalama işlemi tamamlanır.
Mali mühür müracaatı TÜBİTAK Bilgem Kamu Sertifikasyon merkezine yapılarak ücreti ödendikten sonra kargo ile adresinize gönderilir.
Workgroup ön muhasebe programına Facebook hesabı açar gibi kolayca hesabınızı açtıktan sonra etkinleştirilmiş mali mühür ayarları ve e-fatura, e-arşiv fatura ayarları yapılarak e-arşiv fatura ve e fatura düzenlemeye başlayabilirsiniz.