Envanter İçin Sayım Şart mı?
Mobil cihazlar ile sayım programı kullanarak sayımlarınızı reyon bazlı, firma bazlı, kontrollü ve kontrolsüz olarak yapabilir sayım düzeltmelerine göre farkları istediğiniz gibi raporlayabilirsiniz.
Sayım Programı ile Sayım Yapmanın Püf Noktaları
Envanter bir firmanın en önemli unsurlarından biridir. Stok durumunu bilmeden bir firma adım atamaz. Sahada çalıştırdığı personel depo personeli patron muhasebeci vs. tüm birimler stok şekline göre hareket ederler. Satışlarda etken durum stok yapısına göre oluşur. Fiyat rekabet stok durumuna göre oluşur. Firmalar stoklarında uzun süre bekleyen ürünlerden bazen son kullanma tarihi yaklaştığı veya geçtiği için bazen stokta bekleyen malın finans yükü gibi sebeplerden stoklarını optimum seviyede tutmaya çalışırlar. Enflasyonist ortamda stok üzerinden kar elde edilirken stabil piyasalarda bu da mümkün değildir. Firmalar siparişlerini ve depo sevk evraklarını oluştururken tamamen stok durumuna göre hareket ederler.
Sayım programı ile sayım yaparken kağıt kalem yerine el terminali kullanımı sayımın hızını ve doğruluğunu artırır.
Depo ve Mağaza Disiplini
Stok yapısını düzgün bir şekilde kategorize eden firmalar depo ve mağaza disiplinini de sıkılaştırdıkları ölçüde sayım kolaylaşmaya başlar. Başarılı bir sayım için depo ve mağaza disiplini çok iyi olmalıdır. Aynı barkoda sahip ürünler mümkün olduğunca aynı adaya toplanmalı ürünler parça parça farklı bölgelerde bulunmamalı. Mağaza, market veya depo disiplini sağlandıktan sonra her bir bölüm ada numaraları ile bölüştürülmeli. 1 nolu ada 2 nolu ada gibi. Sayım işini 2 bölüm altında inceleyebiliriz.
Kontrollü Sayım ve Kontrolsüz Sayım
Kontrollü sayımda ürünler el terminaline yüklenir. Her ürün el terminali ile okutularak stok miktarı girilir. Barkod okutulduğu zaman ürünün stok kartı açık değilse ürünler ayrıştırılır. Barkoduna göre stok miktarı gene girilir. Sayım işlemi ERP yazılımına aktarılmadan önce stok kartı açılır. Yoksa stok kartı olmayan ürünlerin sayım miktarları oluşmaz ve envanter hatalı olur.
Stok Kartı Açık Olmayan Ürünler
Kritik soru ise stok kartı olmayan bir ürün mağazada ne işi var? Firmalar ürünleri el terminali ile kontrollü olarak teslim almıyorlarsa birbirine yakın veya eşdeğer ürünleri satıcı firmalar tek stok ile çıkabiliyorlar. Faturaları işleyen kişi de tek satırda gördüğü bu işlemi bir fatura kalemi olarak işlemekte ama belki de bunun içiriğinde aynı fiyat sahip farklı kokularda veya özelliklerde 10 çeşit ürün var. İkinci bir unsurda bazı satıcı firmalar stoklarında bekleyen ürünleri karma koli adı altında birleştirerek piyasaya sürmeleri. Kontrolsüz sayım ise stok kartları el terminaline yüklenmeden sayılan tüm ürünler okutularak yapılır. Ama burada bir kontrol oluşmadığı için ERP yazılımına aktarırken çok hatalı sonuçlar ortaya çıkarabilir. Bu yöntem daha çok günlük bölgesel sayımlar için kullanılabilir sigara stoku gibi. Sayım personeli satışlar bitip satış aktarımları ERP yazılımına aktarıldıktan sonra sayım işine başlayabilirler. Önden giden sayım personeli ürünleri sayıp miktarını bir etikete yapıştırarak ürünün üzerine yapıştırır. Bu yöntem daha az el terminali ile sayım yapan yerlerde faydalı olur. 5 kişinin saydığı bölüm 1 kişi el terminali ile okutarak kayıt altına alabilir. Eğer istenirse sayım personelinin tamamına el terminali verilerek sayım girişi yaptırılabilir. Adalar sayılır ve el terminali ile barkod okutularak giriş işlemi yapılır. Sayılan adalar işaretlenerek mal hareketi olması engellenir.
Kontrol Sayımı
Sayım yapan firma ikinci bir kontrol yapmak isterse başka bir ekibi aynı adaya göndererek saymasını isteyebilir. Burada iki sayım sonucunu birbiri ile eşleşmesi gerekir. Eğer eşleşme yoksa veya çok büyük farklar varsa son kontrol sayımı yapılarak işi neticelendirir. Sayım işi hiçbir zaman %100 başarıya ulaşmaz. Bunun en büyük sebeplerinden birisi saatler ilerledikçe yorulan personel hata yapmaya başlar ve işi bitirmek için daha hızlı davranır. Bunun için sayım personeli gün içinde mağazada çalışan personelden seçilmemeli gün içinde dinlenmiş ve dinç bir şekilde bu işe odaklanmış kişilerden oluşmalıdır.
Seri Nolu Ürünlerin Sayımı
En büyük problemlerden birisi de seri numarası takip eden firmalarda seri nolu ürünlerin stok problemidir. Seri nolu ürünler sayım esnasında seri numarası ile sayılmalı kayıp ürünlerin sistemden seri numaraları sayım esnasında envanterden çıkarılmalıdır. Kullanılan el terminali yazılımı da bunu desteklemelidir.
Satış Devam Ederken Sayım
Gelen en çok sorulardan birisi de satış devam ederken sayım yapılamaz mı? Bu sorunu cevabı bizim tarafımızda hatalara sebep olduğu için hayır olacaktır. Çünkü satışa açık bir yerde sayım yaparken sayılmadan önce veya sayımdan sonra ERP güncellenmeden ürün satışı denetlenemeyeceği için stok yapısını bozacaktır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi sayım başlamadan tüm satışların ERP yazılımına yüklenmesi gerektiğini söylemiştik. İyi bir sayımın sonuca ulaşmasında iyi bir el terminaline ve yazılıma ihtiyaç kaçınılmazdır. Uzun çalışmada terminalin bataryası bunu karşılamalı herhangi bir kapanma problemi olamamalı eğer batarya biterse backup bataryası bunu karşılamalı ve sayımlarda kayıplara yol açmamalı. Yazılım kilitlenmeleri olması sayım personelinin moral ve baç kup motivasyonunu çökertmekte ve sayımımın başarısının önüne geçmektedir.
Sayım Kesinleştirme
Sayım işlemi bittikten sonra sayım sonuçları ERP yazılımına aktarılır. Burada sayım rakamlarını kesinleştirmeden önce kontroller yapılır. Eğer her şey tamamsa sayım sonuçları kesinleştirilir. Burada yapılan işlem sırasında adımları doğru uygulamak gerekir. Bölgesel sayım yapıldı ise sadece o bölgeye reyona ana gruba göre kesinleştirme yapılmalı eğer tüm mağaza sayıldı ise ona göre kesinleştirme işlemi yapılmalıdır. Burada sayım sonuçları kesinleştirilirken sayılmayan stoklar sıfırlansın mı? Diye bir soru çıkmaktadır. Buna evet denirse sayılmayan ürünler bölgesel olarak veya tümü olarak 0 rakamına çekilecek diğer ürünlerde sayılan stok rakamlarına çekilecektir. Sayım sonuçlarını oluşturmak için ERP yazılımları eksik miktar için sayım giriş fişi fazla miktar içinde sayım çıkış fişi oluşturarak sizin saydığınız sonuçlara stokları güncellemektedir.
Mutlu Patronlar
Sayım fişlerinin kesinleştirilmesinden sonra patronlar ya çok mutlu ya da çok mutsuz olmaktadır. Eğer kayıplar fazla veya envanter beklenenden az ise yüzler asılmakta moraller bozulmaktadır. Eğer sayım sonuçları sayım öncesi envanterle eşleşiyorsa mutlu olmaktadırlar.